Elektronischer Rechnungsversand in RSK-AMS

Manchmal wünschen bestimmte Kunden ihre Rechnungen ausschließlich per Mail, während andere das gedruckte Dokument per Post erhalten sollen. In beiden Fällen werden aber möglicherweise noch weitere Ausdrucke für interne Zwecke wie z.B. die Buchhaltung benötigt. Müsste diese Unterscheidung jedes Mal manuell getroffen werden, würde dies zusätzlichen Zeitaufwand bedeuten und fehleranfällig sein. Daher bietet RSK mit den in einem anderen Tipp bereits beschriebenen Druckjobs eine komfortable Lösung, um solche kundenspezifischen Unterschiede umzusetzen.

Für den beschriebenen Fall werden zuerst die Firmen in RSK-KIS identifiziert, die den elektronischen Rechnungsversand wünschen. Diesen wird daraufhin ein eindeutiger Suchbegriff zugeordnet, z.B. „ElektronischeRechnung“.

Im Anschluss wird in RSK-ADMIN zuerst ein Druckjob für den normalen Rechnungsversand per Post erstellt. Die Bezeichnung und der Kommentar sind frei wählbar und dienen nur der späteren, einfacheren Identifizierung. Als Dokumentvorlage wird „Rechnung“ gewählt. Nun wird eine Zeile im Detailbereich hinzugefügt, diese Zeilen beschreiben die einzelnen Ausdrucke. Die erste Zeile beschreibt die internen Ausdrucke. Hier werden auf dem Drucker „Buchhaltung“ mit Schacht „Papier gelb“ zwei Ausdrucke erzeugt. Die zweite Zeile ist der Ausdruck für den Kunden, in diesem Fall ein Ausdruck auf den Drucker „sw-Drucker“ mit Schacht „Briefpapier“.

Damit ist der Druckjob fertig definiert, und künftig werden alle Rechnungen drei mal gedruckt, zwei mal auf gelbem Papier für die Buchhaltung, ein mal auf dem Firmen-Briefpapier für den Kunden.

Um jetzt den Druckjob für elektronischen Rechnungsversand anzulegen, kann diese Zeile durch einen Klick auf „Neue Zeile durch Kopie“ kopiert werden. Dieser zweite Druckjob erhält einen anderen Namen zur besseren Unterscheidung, z.B. „Rechnung per Mail“. Hier wird die zweite Detailzeile gelöscht, da der Ausdruck auf Briefpapier nicht benötigt wird. Stattdessen wird im Druckjob das Häkchen bei „Mail senden“ gesetzt. Außerdem wird noch der vorher festgelegte Suchbegriff ausgewählt, in unserem Beispielfall also „ElektronischeRechnung“.

Jetzt können die Druckjobs gespeichert werden. Künftig wird beim Druck automatisch anhand des Rechnungsempfängers entschieden, welcher Druckjob ausgeführt werden soll. Enthält der Rechnungsempfänger den Suchbegriff „ElektronischeRechnung“, werden zwei Ausdrucke für die Buchhaltung erzeugt und im Anschluss öffnet sich das Fenster für eine neue E-Mail mit der PDF-Rechnung. Wenn dieser Suchbegriff nicht hinterlegt wurde, wird nach den Ausdrucken für die Buchhaltung ein dritter Ausdruck auf Briefpapier ausgeführt.

Die als Empfänger genutzte E-Mail-Adresse wird in RSK-KIS bei der Firma des Empfängers im Feld „E-Mail E-Rechn.“ hinterlegt. Der manuelle E-Mail-Versand nutzt dagegen die Mailadresse des gewählten Empfängers.

Die beschriebenen Druckjobs lassen sich selbstverständlich mit den anderen Optionen noch genauer anpassen. Eine Beschreibung dieser Optionen finden Sie im Tipp „Druckjobs für RSK-AMS-Dokumente einrichten“.

Wer erhält diese Funktion?

Nutzer von RSK-Software mit Mietvertrag oder Kauflizenz ab 2016 erhalten automatisch diese neue Funktion.