Immer die richtige Adresse: Dokumentadressen, Projektadressen und Adressbeziehungen verstehen

Adressen in RSK-KIS

Jede Firma hat in RSK-KIS eine Hausanschrift und eine Postanschrift. Die Hausanschrift ist gedacht für Pakete und sonstige Lieferungen, die Postanschrift für Briefe bzw. Dokumente. Häufig sind Haus- und Postanschrift identisch, d.h. Straße, Postleitzahl und Ort haben die gleichen Werte. Falls jedoch eine Firma ein Postfach unterhält, geben Sie in die Felder für Postanschrift anstelle der Straße die Nummer des Postfachs ein, die evtl. anderslautende Postleitzahl und den Ort.

Sollten Sie für eine Firma weitere Adressen benötigen, z.B. verschiedene Lieferadressen oder abweichende Rechnungsadressen, dann gehen Sie wie folgt vor:

• Speichern Sie erst die Firma mit ihrer normalen Haus- und Postanschrift. Merken Sie sich den Firmenmatchcode (Sie können den Matchcode auch per Rechtsklick kopieren).
• Legen Sie dann für jede zusätzlich benötigte Lieferadresse bzw. Rechnungsadresse eine weitere Firma an. Der Firmenname kann (muss aber nicht) gleich sein, in Haus- bzw. Postanschrift tragen Sie die gewünschten Daten ein.
• Nachdem Sie die Daten einer Liefer- bzw. Rechnungsadresse eingegeben und gespeichert haben, bleiben Sie noch in dieser „Firma“ und scrollen Sie bis zum Abschnitt „Adressbeziehungen“.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ rechts neben der Liste für „Übergeordnete Adressen“.

• Geben Sie jetzt den Matchcode der Hauptfirma ein (oder fügen Sie ihn ein, wenn Sie ihn kopiert hatten). Wählen Sie aus der Liste „Beziehungstyp“ aus, ob es sich um eine „Lieferadresse“ oder um eine „Rechnungsadresse“ handelt.

Auf diese Weise können Sie beliebig viele Liefer- und Rechnungsadressen hinzufügen. Lesen Sie weiter, um zu verstehen, wozu die Priorität dient.

Dokumentadressen

Beim Erzeugen von Dokumenten in RSK-AMS werden pro Dokument in der Regel mehrere Adressen verwendet: Es gibt den Projektkunden, die Dokumentempfängeradresse (z.B. Lieferadresse oder Rechnungsadresse), den Bearbeiter Innendienst, den Bearbeiter Außendienst und nicht zuletzt den Autor des Dokuments. Je nach Dokumenttyp (z.B. Angebot, AB, Auftragstasche, Lieferschein, Rechnung) und abhängig von der verwendeten Dokumentvorlage werden eine oder mehrere dieser Adressdaten im Dokument verwendet.

Um zu prüfen, welche Adressen im Dokument verwendet werden und um die Adressen ggf. zu wechseln, öffnen Sie ein Dokument zum Bearbeiten in Word und klicken Sie dann auf „Adresse wechseln“ in der Befehlsleiste „RSK Formularbearbeitung“. Es öffnet sich das Fenster „Adresse wechseln“, das Ihnen im oberen Bereich eine Tabelle zeigt, die alle im Dokument verwendeten Adressen darstellt.

Um eine Adresse zu wechseln, markieren Sie die zu ändernde Adresse oben, wählen aus einer der verschiedenen Registerkarten des unteren Fensterbereichs die gewünschte neue Adresse aus und klicken dann auf die Schaltfläche „Überschreiben“ in der Mitte des Fensters.

Sie können eine Adresse auch bearbeiten, indem Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ im oberen Fensterbereich anklicken. Sie sollten sich jedoch bewusst sein, dass Änderungen an einer Adresse nur in diesem Dokument bzw. Projekt verfügbar sind und sich nicht auf die in RSK-KIS gespeicherten Daten auswirken.

Projektadressen

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, sind bereits alle notwendigen Adressen ausgefüllt. Doch woher kommen diese Adressvorschläge? Und falls Sie eine Adresse ändern, wie können Sie diese geänderte Adresse in einem weiteren Dokument des aktuellen Projekts wiederverwenden?

Um diese Funktionalität zu unterstützen gibt es in RSK-AMS die sogenannten Projektadressen. Immer wenn ein neues Projekt angelegt wird, erhält das Projekt automatisch eine Liste von bestimmten Adressen zugewiesen. Projektadressen sind dabei immer eigenständige Kopien von Adressen aus RSK-KIS, so dass eine manuelle Bearbeitung möglich ist, ohne dass dies Auswirkungen auf RSK-KIS hat.

Doch welche Adressen werden bei Projektneuanlage automatisch in das Projekt übernommen? RSK-AMS ermittelt für jeden bekannten Adresstyp die entsprechende Adresse aus RSK-KIS und kopiert dann diese Adresse in das Projekt. Folgende Adresstypen sind standardmäßig definiert:

• Kunde Postanschrift
  Verwendet wird die Postanschrift der Firma, die bei Projektneuanlage als Projektkunde ausgewählt wurde.
• Kunde Hausanschrift
  Verwendet wird die Hausanschrift der Firma, die bei Projektneuanlage als Projektkunde ausgewählt wurde.
• Lieferadresse
  Hat die Firma des Projektkunden in RSK-KIS eine Adressbeziehung zu einer Adresse des Typs „Lieferadresse“, wird diese als Vorschlag verwendet. Gibt es mehrere Lieferadressen in den Adressbeziehungen, wird diejenige mit höchster Priorität (= niedrigster Zahlenwert) verwendet. Gibt es keine Adressbeziehung vom Typ „Lieferadresse“, wird die Hausanschrift des Projektkunden verwendet.
• Rechnungsadresse
  Hat die Firma des Projektkunden in RSK-KIS eine Adressbeziehung zu einer Adresse des Typs „Rechnungsadresse“, wird diese als Vorschlag verwendet. Gibt es mehrere Rechnungsadressen in den Adressbeziehungen, wird diejenige
  mit höchster Priorität (= niedrigster Zahlenwert) verwendet. Gibt es keine Adressbeziehung vom Typ „Rechnungsadresse“, wird die Postanschrift des Projektkunden verwendet.
• Bearbeiter Innendienst
  Name und Anschrift des Sachbearbeiters im Innendienst. Der vorzuschlagende Bearbeiter wird dabei aus den RSK-KIS-Firmenstammdaten des Projektkunden gelesen. Wird das Projekt über RSK-VK angelegt, kann der Vorschlag aus den Firmenstammdaten von RSK-KIS auch direkt in RSK-VK überschrieben werden. In diesem Fall wird der in RSK-VK eingestellte Bearbeiter in das Projekt übernommen.
• Bearbeiter Außendienst
  (analog zu Bearbeiter Innendienst)

Sie können die Adressen eines Projekts auch kontrollieren und ändern: Markieren Sie in RSK-AMS ein Projekt und klicken Sie in der Befehlsleiste auf „Projekt-Adressen“. Es öffnet sich eine Registerkarte „Projektadressen“, die ähnlich funktioniert, wie der „Adresse wechseln“-Dialog im Word-Dokument.

Zusammenhang zwischen KIS-Adressen, Projektadressen und Dokumentadressen

Bei der Projekterstellung wird im Projekt die Liste der Projektadressen angelegt. Für jeden Adresstyp gibt es eine Regel, welche KIS-Adresse in das Projekt kopiert werden soll. Beispielsweise wird aus der Firma des Projektkunden die Hausanschrift in die Projektadresse des Typs „Kunde Haus“ kopiert. Für die Liefer- und Rechnungsadressen werden (sofern vorhanden) die in der Firma des Projektkunden definierten Adressbeziehungen verwendet.

Die Liste der Projektadressen dient danach als Quelle für Adressen bei der Neuanlage von Dokumenten im Projekt. Da in den Projektadressen für jeden Adresstyp mindestens eine Adresse enthalten ist, kann jedes neue Dokument die benötigten Daten in den Projektadressen finden. Ändern sie eine Adresse im Dokument, z.B. die Lieferadresse im Lieferschein, wird diese Änderung auch in die Projektadressen zurückgeschrieben. Schreiben Sie einen zweiten Lieferschein, sucht das zweite Lieferscheindokument die Adresse des Typs „Lieferadresse“ in den Projektadressen und übernimmt diese in das Dokument. Der zweite Lieferschein übernimmt also mit Hilfe der Projektadressliste die geänderte Adresse des ersten Lieferscheins. Wenn Sie die Projektadressen in RSK-AMS direkt bearbeiten, ändern Sie jedoch damit nicht die in den Dokumenten gespeicherten Adressen. Um die Änderungen in den Projektadressen in das Dokument zu übernehmen, öffnen Sie das Dokument und wählen Sie dann in Word den Befehl „Letzten Stand der Daten laden“.

Da die Liste der Projektadressen schon existiert, bevor überhaupt ein Dokument im Projekt angelegt wurde, können Sie die Projektadressliste auch nutzen, um z.B. schon vor Rechnungsschreibung die passende Rechnungsadresse einzustellen. Klicken Sie dazu im oberen Bereich der Projektadressen auf die Zeile des Typs „Rechnungsadresse“, wählen Sie im unteren Bereich die passende Adresse aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Überschreiben“. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern (rechts unten).

Die Liste der Projektadressen kann auch dazu dienen, einen Adressverteiler aus einer Excel-Datei einzulesen. Haben Sie z.B. eine Liste von Lieferadressen erhalten und müssen später für jede Adresse einen Lieferschein schreiben? RSK-AMS kann CSV- oder Excel-Dateien direkt in die Projektadressen einlesen. In diesem Fall hätten Sie dann eine Vielzahl von Adressen alle mit Typ „Lieferadresse“. Beim Schreiben eines neuen Lieferscheins können Sie über den gewohnten Adresse-Wechseln-Dialog in Word die jeweils benötigte Lieferscheinadresse einstellen.

[Update 16.11.2016] Um aus einer Excel-Adressverteiler-Datei Lieferscheine oder andere Dokumente zu erzeugen, siehe auch Dokumente automatisch mit Hilfe eines Adressverteilers erstellen